Tēsselum · Guías para MiPyMEs
Contratar personal con un expediente ordenado
De la necesidad del puesto al primer cierre de nómina: organiza decisiones, documentos y responsables antes de incorporar a una persona.
Revisión editorial:
Antes de empezar
- Descripción de la actividad, lugar de trabajo, horario previsto y quién dirigirá las tareas.
- Presupuesto disponible y calendario de cobros del negocio.
- Datos estrictamente necesarios para contratar y cumplir obligaciones; define quién puede consultarlos.
Paso 1
Define qué trabajo necesitas
Describe funciones, entregables, jornada prevista, herramientas, riesgos y supervisión. Distingue una necesidad permanente de un proyecto temporal y documenta la causa de la modalidad que se proponga.
Resultado: Ficha del puesto aprobada por la persona responsable de la operación.
Paso 2
Revisa la relación real
Analiza cómo se prestará el servicio. Si existe trabajo personal subordinado, el nombre del contrato o el pago contra factura no determina por sí solo que sea un servicio independiente. La modalidad y las condiciones escritas deben revisarse conforme a los artículos 20, 24 y 25 de la Ley Federal del Trabajo.
Resultado: Modalidad revisada y condiciones de trabajo consistentes con la operación.
Paso 3
Presupuesta antes de comprometerte
Integra sueldo, prestaciones, seguridad social, contribuciones locales, equipo, capacitación y administración de nómina según el caso. Separa el costo mensual del calendario efectivo de pagos y llévalo al flujo de 13 semanas.
Resultado: Presupuesto con conceptos, fechas y responsable de confirmar cada importe.
Paso 4
Integra el expediente de ingreso
Reúne identificación y datos necesarios, condiciones firmadas, puesto, avisos que correspondan y constancias de entrega de equipo. El área de nómina debe comprobar los trámites de seguridad social aplicables. Limita el acceso a los documentos personales.
Resultado: Lista de documentos recibidos y faltantes con fecha de solución.
Paso 5
Prepara el primer día
Explica funciones, forma de reportar incidencias, seguridad, manejo de información y canales de comunicación. Entrega herramientas y accesos sólo para las tareas del puesto; registra capacitación y recepción.
Resultado: Lista de incorporación firmada o documentada por quien coordina el ingreso.
Paso 6
Cierra el primer ciclo y revisa
Contrasta asistencia e incidencias con nómina, pago y comprobantes. Revisa que el trabajo real coincida con lo acordado. Documenta ajustes y consulta sus efectos antes de cambiar salario, jornada o funciones.
Resultado: Expediente conciliado y siguiente revisión programada.
Tu lista de trabajo
Asigna cada actividad a una persona de tu equipo. Los responsables siguientes son orientativos.
| Documento | Qué revisar | Responsable sugerido |
|---|---|---|
| Ficha del puesto | Funciones, horario, supervisión y recursos | Responsable de operación |
| Condiciones de trabajo | Modalidad, contenido y firma | Asesoría laboral y administración |
| Presupuesto y calendario | Costo total y semanas de pago | Finanzas / nómina |
| Ingreso y seguridad social | Datos, avisos y constancias aplicables | Nómina |
| Primer pago | Incidencias, comprobante y conciliación | Nómina / contabilidad |
Ejemplo para llevarlo a la práctica
Una empresa necesita a una persona que atienda pedidos diariamente, con horario y supervisión. Pretende presupuestar sólo el importe neto que recibirá.
Primero describe la relación real y revisa el esquema laboral. Después integra el costo total y coloca cada salida en la semana correspondiente del flujo, incluyendo equipo e incorporación.
Antes del ingreso, verifica documentos y trámites. Al primer cierre, compara presupuesto contra pagos reales y resuelve diferencias. El ejemplo no fija una cuota ni un salario universal.
Errores que conviene detectar
- Confundir el sueldo neto con el costo total de la contratación.
- Usar un contrato genérico que no describa el trabajo real.
- Dejar trámites y documentos para después del primer pago.
- Recabar o circular datos personales que no sean necesarios.
Fuentes y recursos oficiales
Guía de organización. Las decisiones fiscales, laborales y corporativas requieren revisar la actividad, documentación y reglas aplicables a cada caso. Consultar a Tēsselum.
